Οι παρουσιάσεις του Microsoft PowerPoint μπορούν να πάρουν μεγάλο μέρος του χώρου στο σκληρό δίσκο. Το μέγεθος των παρουσιάσεων εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το περιεχόμενο πολυμέσων - δηλαδή από εικόνες, βίντεο και ήχο - που έχει προστεθεί στην παρουσίαση από τον δημιουργό του.
Ενώ αυτό συνήθως δεν είναι μεγάλο πρόβλημα για παρουσιάσεις που δεν χρειάζεται να διανεμηθούν, θα μπορούσε να γίνει ένα εάν το έγγραφο πρέπει να διανεμηθεί σε άλλους χρήστες.
Οι ακόλουθες πέντε συμβουλές μπορεί να σας βοηθήσουν να μειώσετε το μέγεθος των παρουσιάσεων του PowerPoint. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο εάν οι παρουσιάσεις πρέπει να διανεμηθούν ή να αποθηκευτούν, ειδικά εάν υπάρχουν πολλές από αυτές ή εάν οι μεμονωμένες παρουσιάσεις είναι πολύ μεγάλες.
Συμβουλή 1
Χρησιμοποιήστε τη νέα μορφή pptx αντί του ppt όπου είναι δυνατόν. Η αποθήκευση μιας κενής παρουσίασης του Microsoft PowerPoint ως pptx αντί του ppt μειώνει το μέγεθος της παρουσίασης κατά περίπου 70 Kilobytes.
Η νέα μορφή PowerPoint χειρίζεται το περιεχόμενο πολυμέσων - ειδικά φωτογραφίες και φωτογραφίες - πολύ καλύτερα από την παλιά μορφή. Η μεταφορά μιας εικόνας 1, 2 megabyte στην κενή παρουσίαση του PowerPoint οδήγησε σε μέγεθος αρχείου pptx 1, 25 Megabyte αντί για 5, 62 Megabytes που το παλαιό φορμά ppt κατέλαβε.
Επομένως, αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το νέο pptx του Microsoft PowerPoint, χρησιμοποιήστε το. Ενδέχεται επίσης να θέλετε να μετατρέψετε παλιές παρουσιάσεις στη νέα μορφή για εξοικονόμηση χώρου αποθήκευσης.
Συμβουλή 2
Οι μεγαλύτερες μειώσεις μεγέθους μπορούν να επιτευχθούν με τη βελτιστοποίηση του περιεχομένου πολυμέσων σε παρουσιάσεις του PowerPoint. Συνήθως έρχεται κάτω σε εικόνες που έχουν προστεθεί στην παρουσίαση αλλά και σε άλλες μορφές όπως βίντεο ή ηχητικό περιεχόμενο.
Μπορείτε να συμπιέσετε όλες τις εικόνες που έχουν προστεθεί στο Microsoft PowerPoint κάνοντας κλικ στο κουμπί Μορφοποίηση> Συμπίεση εικόνων στο PowerPoint.
Η επιλογή οθόνης ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στις προχωρημένες επιλογές θα μειώσει περαιτέρω το μέγεθος της παρουσίασης του PowerPoint. Μπορεί ωστόσο να υποβαθμίσει την ποιότητα της εικόνας.
Προτείνω πρώτα να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του αρχικού εγγράφου, να εκτελέσετε τη βελτιστοποίηση και να συγκρίνετε την έξοδο για να βεβαιωθείτε ότι η ποιότητα της εικόνας εξακολουθεί να επαρκεί.
Συμβουλή 3
Λάβετε υπόψη ότι ορισμένες φορές δεν είναι δυνατή η συμπίεση μιας εικόνας, ειδικά αν έχει ήδη διαμορφωθεί σε μορφή συμπιεσμένης εικόνας.
Ωστόσο, μπορεί να μειώσει το μέγεθος της εικόνας, ώστε να μειωθεί το συνολικό μέγεθος της παρουσίασης του PowerPoint.
Εάν η εικόνα που προστέθηκε στην παρουσίαση είναι ιδιαίτερα μεγάλη σε ανάλυση, η μείωση του μεγέθους της μπορεί να μην κάνει τη διαφορά για την παρουσίαση αλλά μπορεί να μειώσει σημαντικά το μέγεθος.
Είναι πάντα μια καλή ιδέα να βελτιστοποιήσετε τις εικόνες πριν τις προσθέσετε στο PowerPoint. Ενώ αυτό μπορεί να πάρει κάποιες δοκιμές για να το κάνει σωστό, είναι αρκετά εύκολο να αλλάξετε το μέγεθος των εικόνων πριν τις προσθέσετε στο PowerPoint.
Συμβουλή 4
Χρησιμοποιήστε υπερ-συνδέσεις σε περιεχόμενο πολυμέσων, αν είναι δυνατόν. Όχι όλο το περιεχόμενο βίντεο και ήχου πρέπει να ενσωματωθεί στην παρουσίαση του PowerPoint.
Κάποιες φορές είναι πιο λογικό να φορτώσετε το περιεχόμενο σε ένα διακομιστή (για παράδειγμα Ovi) στο Internet αντί να ενσωματώσετε απευθείας το μέσο. Αυτό θα μειώσει το μέγεθος της παρουσίασης έτσι ώστε να γίνει ευκολότερη η διανομή.
Αυτό λειτουργεί μόνο εάν είναι διαθέσιμη μια σύνδεση δικτύου ή Internet κατά τη στιγμή της παρουσίασης.
Συμβουλή 5
Αποθηκεύστε την παρουσίαση του PowerPoint σε διαφορετική μορφή. Η αποθήκευση της ίδιας παρουσίασης του PowerPoint (που χρησιμοποιεί 1.25 Megabytes του χώρου σε μορφή pptx) ως pdf μειώνει το μέγεθος του αρχείου στα 352 Kilobytes. Παρόλο που δεν είναι πάντοτε εφικτό να διανείμετε μια παρουσίαση ως pdf (ή flash), ίσως να είναι η βέλτιστη στις περισσότερες περιπτώσεις
Τώρα : Έχετε άλλη συμβουλή; Ενημερώστε μας στα σχόλια παρακάτω.
